ビジネスマン・ビジネスウーマンになりたての若い人たちは仕事のメールに対して、「なんでこんなにたくさん来るの？」「こんなにたくさん管理できない」と思ったことは一度や二度ではないはずです。
こんなにたくさんのメールが来ているのに周りの先輩や同僚はてきぱきとこなしているように感じてしまい、自分はビジネスマンとしてやっていけるのかと心配になる人も多いかと思います。
今回はそんな新米ビジネスマンやビジネスウーマンのために大量に来るメールをうまく処理する仕事運アップの方法を伝授しますので参考にしてみてください。
新人は「署名」や「テンプレート」を使わない
メールを返信する時に必ず使う文章や自分の署名を毎回入力している新米ビジネスマンやビジネスウーマンを良く見かけますが、これはとても効率が悪いですよね。「署名」や「テンプレート」を設定している時間がもったいないと思う人もいあるかもしれませんが、毎回のメールに最初の挨拶や最後の署名を手入力する時間は確実に署名やテンプレートの設定時間の方が短く済みます。
文章最初の「お世話になっております。
○○株式会社の○○です」とか文章最後の会社名や名前、電話番号といった署名は自動で現れるように設定しておきましょう。
先にファイルを添付しないでメールを作成してしまう
データを添付してメールすることは毎日必ず行う事だと思いますが、時々ファイルの添付を忘れてメールを送ってしまい、その後お詫びのメールと共に添付するという「二度手間」をしてしまう事がありますよね。メールの本文を打ち終えると安心してしまいすぐに送信ボタンを押してしまいがちなので、必ず先にファイルを添付してから本文を作成するようにして二度手間をなくしたいですね。
溜まった未読メールは新着順にチェック
未読メールが大漁に溜まってしまったときに、焦って古いメールから順に対応してしまいがちですが、溜まったメールは必ず新しいものから確認するようにしましょう。大量のメールの中には必ず「前のメールは廃棄してください、こちらが正しいものになります」という訂正メールがありますので、古い順に対応してしまうと後から訂正メールを見つけた時に対応をやり直さなくてはいけなくなってしまいますよ。
メールチェックする時間を決める
仕事でのメールを効率よく処理している人のほとんどは毎日時間を決めてメールチェックをしています。時間を決めてメールをチェックすると、このメールはすぐに対応するべきかこのメールは後にするべきかといったように仕事の優先順位をつけられるようになります。
すぐに対応するメールは対応し、できないメールは「いつまでに対応します」と言ったような返信ができるようになりますのでおすすめですよ。
■他関連ツイート■
仕事はじめて3日目にして「メール 処理 効率化」ってググる奴www←私
— nagama@9/3MISLIAR (@mozaiku4pg1) 2016年4月5日
仕事以外の場面でも、大量の事務をチームでやらなければならないときに、エクセルと電話、メール等のやりとりではどうにも努力で乗り越えられない限界があると思いました。今は無料のグループウェアも沢山あるので使っていかないと大変非効率ですね。
— 大窪和久 (@okuboka) 2015年7月3日
そして、大量のメールに目をくるくるまわしているうちに一日が終わる←
— りうママ (@riumama) 2015年2月5日
なーんか仕事効率よくないぞ、うーん。
明日も大量のメールを朝から読まされるかと思うとゾッとする。今から憂鬱。「今日はメール禁止の日」という制度があっても良いと思う。自分が入社した時は、Emailは存在しなかったが、キチンと仕事は回った。今よりも効率が良かった。今、ITの使い方を間違えていると強く思う。
— 10486 (@MR_Toyoharu) 2012年6月7日
